Assistenz der Geschäftsführung & Operations / Project Lead (m/w/d)

Büro-Routine und Zettelwirtschaft waren gestern. Bei uns übernehmen smarte KI-Agenten bereits einen Großteil der klassischen Assistenzdienste.

Deshalb suchen wir keine „traditionelle“ Assistenz, sondern eine
**proaktive, kommunikationsstarke Persönlichkeit**
, die als strategische Schnittstelle agiert, Projekte eigenverantwortlich vorantreibt und digitale Technologien als Hebel nutzt.

**Wer wir sind**

Wir bei
**Wunderbyte**
sind ein Team aus E-Learning-Spezialist\*innen, Software-Entwickler\*innen und Berater\*innen. Mit starker Verankerung in der Open-Source-Welt (vor allem Moodle) entwickeln wir maßgeschneiderte digitale Lösungen für namhafte Kund\*innen. Bei uns treffen flache Hierarchien auf echte Gestaltungsmöglichkeiten und KI unterstützte Workflows.

**Deine Rolle & Aufgaben**

In enger Abstimmung mit der Geschäftsführung übernimmst du das Ownership für zentrale Projekte und koordinative Schaltstellen:

- **Projektleitung „SofaBooking“:**
Du übernimmst die operative Führung und Koordination unserer Buchungsplattform und treibst das Produkt gemeinsam mit dem Team voran.
- **Marketing-Orchestrierung:**
Du steuerst und überwachst unsere internen Marketing-Initiativen und bildest die proaktive Schnittstelle zu unserer externen Marketingagentur.
- **Ausschreibungsmanagement:**
Du wickelst öffentliche und gewerbliche Ausschreibungseinreichungen von der Strukturierung bis zur finalen Abgabe eigenständig und verlässlich ab (in Abstimmung mit der Geschäftsführung).
- **Steuerung & Supervision von KI-Agenten:**
Du überwachst, promptest und kontrollierst die KI-Agenten, die bei uns klassische Backoffice- und Assistenzaufgaben autonom erledigen, und optimierst deren Workflows laufend.
- **Aufgaben im ERP mit KI Unterstützung**
: Ausstellen von Rechnungen, Projektabrechnung, Urlaubskoordination
- **Schnittstellen- & Eskalationsmanagement:**
Du behältst den Überblick über Fristen, Termine und Prozesse und löst Herausforderungen initiativ, bevor sie zu Engpässen werden.

**Das bringst du mit**

- **Lösungsorientiert:**
Du siehst Lösungen, wo andere Probleme sehen, denkst mit und bringst eigene Ideen eigeninitiativ auf die Straße.
- **Kommunikationsstärke:**
Ob mit externen Partnern, Agenturen oder Behörden – du kommunizierst verbindlich, professionell und gewinnend auf Deutsch (C2) und Englisch.
- **Technik- & KI-Affinität:**
Du hast Freude an digitalen Tools und keine Berührungsängste mit KI-Agenten und Automatisierungen – im Gegenteil: Du nutzt sie gerne, um Abläufe effizienter zu machen.
- **Struktur & Genauigkeit:**
Gerade bei Ausschreibungen behältst du den Überblick über formale Kriterien, Fristen und Unterlagen.
- **Erfahrung:**
Du bringst mehrjährige Erfahrung im Projekt- oder Tender-Management mit. Dabei behältst du Ziele sowie Deadlines stets im Blick und motivierst dein Team, diese verlässlich zu erreichen.

**Was wir dir bieten**

- **Moderner Arbeitsplatz:**
Schönes Büro im 2. Bezirk in Wien (1020) mit flexiblen Arbeitszeiten und Home-Office-Möglichkeiten.
- **Kein administrativer Leerlauf:**
Bei uns versinkst du nicht in Dateneingaben – du steuerst moderne Systeme und echte Projekte.
- **Offenes, kollegiales Team:**
Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und Raum für deine persönliche Weiterentwicklung.
- **Klimaticket:**
Für deine klimafreundliche Mobilität.
- **Mittagessen inklusive:**
Gemeinsames Essen in der hauseigenen Kantine (Dienstag bis Donnerstag).
- **Attraktives Gehalt:**
KV-Mindestgehalt lt. Kollektivvertrag für Datenverarbeitung und Informationstechnik ab €
**3.190,- brutto/Monat (Basis Vollzeit, 14x)**
mit
**ausdrücklicher Bereitschaft zur Überzahlung**
abhängig von deiner Qualifikation und Erfahrung.
- **Stundenausmaß:**
25 Wochenstunden.

**Klingt nach der richtigen Herausforderung für dich?**

Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen! Sende uns deine Unterlagen (Lebenslauf und ein paar Worte darüber, warum dich diese Rolle reizt) an:

**info@wunderbyte.at**
*(oder bewirb dich direkt hier über LinkedIn)*